Întrebarea asta reapare, încăpățânată, ori de câte ori intru într-un birou în care hârtia curge liniștit din tăvi, iar cineva oftează în fața ecranului după mesajul acela misterios cu „toner low”. E comod să plătești o taxă lunară și să nu-ți bați capul cu nimic. E tentant și să cumperi, să știi că e al tău, că îți alegi singur consumabilele și că nu te legi de un contract. Unde se rupe echilibrul? Când, adică, liniștea închirierii începe să coste mai mult decât libertatea de a deține?
Ca să prindem răspunsul fără patimă, merită să coborâm din vorbe în cifre. Nu e un exercițiu rece, ci unul onest. Un fel de a-ți privi obiceiurile de print drept în ochi și de a le întreba, aproape prietenește: cât mă costați, de fapt?
Ce plătești, în realitate, la o imprimantă
O imprimantă nu e doar cutia aceea cu butoane. În spatele ei se mișcă o contabilitate discretă. La cumpărare plătești prețul de raft, iar apoi încep micile cheltuieli care, pe termen lung, fac regula jocului: tonerul sau cerneala, unitățile de imagine, tamburul, câte o lamelă de curățare. Mai pui deoparte un buget de service, fiindcă se mai întâmplă să se prindă hârtia sau să ceară un reset.
Adaugi deplasări, timp de comandă, minutele acelea în care colegul caută compatibilul potrivit. Dacă trasezi o linie, costul lunar în regim de proprietate înseamnă amortizarea echipamentului pe durata lui de viață, plus un mic buget de service, plus numărul de pagini tipărite înmulțit cu costul pe pagină, care include consumabilele și piesele cu uzură periodică.
La închiriere lucrurile par mai simple. Plătești o taxă lunară, de cele mai multe ori cu un pachet de pagini inclus. Dacă treci de prag, intră în scenă tariful de depășire. Dacă nu-l atingi, tot plătești minimul. Service-ul e, în general, în preț, ceea ce se simte bine. Contractele însă au reguli proprii: perioadă fixă, politici de relocare, tarife diferite pentru alb-negru și color. Confortul există, dar navighezi după busola furnizorului.
Unde e pragul: explicația fără formule complicate
Nu avem nevoie de un manual gros. Totul se rezumă la două linii care se întâlnesc. Dacă notăm cu P prețul de cumpărare, cu N lunile de amortizare, cu S cheltuiala lunară de service, iar cu c_p costul pe pagină în proprietate, atunci costul lunar arată cam așa: P împărțit la N, plus S, plus c_p înmulțit cu volumul V.
La închiriere ai R, taxa lunară, I paginile incluse și c_r costul pe pagină pentru depășiri. Dacă V e mai mic sau egal cu I, rămâi la R. Dacă V trece peste, plătești R plus c_r înmulțit cu diferența. În clipa în care această sumă ajunge mai mare decât formula cumpărării, închirierea a devenit mai scumpă pentru ritmul tău real.
Trei feluri de realitate din birouri
Am văzut deseori aceleași tipare, în locuri și echipe foarte diferite. Într-un birou mic, cu două-trei persoane, o laser monocrom cumpărată cu 2.000 lei și amortizată în trei ani înseamnă cam 55,56 lei pe lună. Dacă mai pui 15 lei pentru service și socotești un cost pe pagină de 0,06 lei cu un toner compatibil bun, costul lunar ajunge la 71 de lei plus 0,06 înmulțit cu V. O ofertă clasică de chirie ar veni cu 120 lei pe lună și 1.000 de pagini incluse, depășite apoi la 0,10 lei.
La 400 de pagini lunar, cumpărarea te așază în jurul a 95 de lei, pe când chiria rămâne la 120. La 900 de pagini, cumpărarea urcă spre 125, chiria rămâne pe loc, deci începe să respire mai bine. Peste 1.000 intră depășirile și apar nuanțe: la 1.200 de pagini, chiria urcă la 140, proprietatea la 143, diferență mică, dar reală. La 1.500 de pagini, chiria ajunge la 170, proprietatea la 161, deci raportul se inversează. Între aproximativ 700 și 1.450 de pagini, chiria poate fi mai avantajoasă; sub și peste, tinde să coste mai mult.
Într-o firmă care a cumpărat un echipament scump la pagină lucrurile se schimbă. Să spunem că aparatul a costat 4.000 lei, se amortizează în patru ani, deci cam 83,33 lei pe lună, iar service-ul lunar realist e 25. Dacă prețul pe pagină sare spre 0,09 lei, costul lunar în proprietate devine 108,33 plus 0,09 ori V. O chirie bine negociată, cu 1.000 de pagini incluse la 150 lei și depășire de 0,07, face ca de la aproximativ 463 de pagini în sus închirierea să devină mai avantajoasă.
Peste 1.000 de pagini diferența se simte cu atât mai mult cu cât 0,07 pe pagină bate constant 0,09. În asemenea cazuri, chiria e mai scumpă doar în lunile leneșe, când aproape nu se tipărește nimic.
Într-un departament cu multe rapoarte color, nuanțele sunt și mai delicate. Costurile la color oscilează serios în funcție de acoperire. Dacă iei drept reper 0,45 lei pe pagină color și 0,08 la alb-negru, iar volumul lunar e de 2.000 de pagini, dintre care 600 color, cu un echipament de 6.000 lei amortizat în trei ani și 40 lei service, proprietatea îți dă un total de aproximativ 589 lei.
O chirie cu 1.500 alb-negru și 300 color incluse la 300 lei, cu depășire de 0,30 lei la color și 0,06 la alb-negru, duce aceeași lună la 390 lei. Dacă însă perioada devine una de campanie și volumul color urcă spre 1.200 de pagini, depășirile cresc la 270 de lei, iar totalul chiriei se apropie foarte tare de cumpărare. Două săptămâni de vârf pot întoarce linia.
Când se strică socoteala, de obicei
De fiecare dată când am văzut oameni mirându-se sincer de factură, motivul era, în esență, unul din următoarele, amestecate între ele. Volumul e mic sau neregulat, iar pachetul inclus e prea generos. Sună bine, la semnare, să ai 1.000 de pagini în cont, dar dacă tipărești trei sute, plătești aer. Apoi e povestea depășirilor.
Prețul din pachet arată prietenos, cel de peste prag poate fi cu o treime, chiar jumătate mai mare, iar două proiecte masive pe trimestru lungesc discret nota de plată. Mai există și situația aceea foarte comună: ai deja un aparat bun, tânăr încă, cu tambur pe termen lung și toner mare, iar costul tău pe pagină iese jos. Orice chirie standard, fără negociere zdravănă, va părea un pas în sus.
Lucruri care nu se văd în Excel, dar contează
Timpul omului care se ocupă de imprimantă are un preț. În echipele mici e, de multe ori, chiar persoana care ar trebui să vândă, să răspundă la mailuri sau să facă facturile. Un cartuș nepotrivit, o setare scăpată din ochi, o eroare care cere zece minute de căutări, toate se adună. În regim de închiriere, suni și vine cineva.
În regim de proprietate, te organizezi singur. Nu e dramatic, dar e bine să-l pui în balanță, fiindcă răspunsul la întrebarea noastră e sensibil la astfel de detalii: dacă aparatul e simplu și robust, timpul pierdut tinde spre zero, iar cumpărarea capătă sens. Dacă echipa e dispersată și nu vrei niciun fel de risc operațional, confortul chiriei își face loc, chiar cu un cost ceva mai mare.
Clauzele merită și ele răbdare. Când cumperi, muți aparatul ca pe un scaun. În chirie, anunți, ceri aprobare, poate plătești o relocare. Nu e o tragedie, dar intră la „mici fricțiuni” care, cumulate, pot schimba balanța.
Cum iei decizia fără să te ia valul
Metoda cea mai curată mi s-a părut mereu cea mai banală. Te uiți la ultimele trei luni, numeri paginile reale, separat alb-negru și color. Ceri furnizorului costurile exacte pe pachet și pe depășire, plus ce include taxa de bază. Faci același exercițiu pe scenariul de proprietate, cu o amortizare pe trei sau patru ani și cu un cost pe pagină realist pentru modelul ales.
Apoi pui rezultatele una lângă alta, pentru volumul tău, nu pentru „până la” sau „de la”. Dacă vrei să fii precaut, inventezi o lună de vârf cu treizeci la sută în plus și verifici iar. Când taxa lunară, pachetul inclus pe care nu-l folosești și tarifele de depășire trec peste amortizarea cinstită și costul pe pagină al unui aparat cumpărat, știi răspunsul: chiria devine mai scumpă.
De ce ai plăti, totuși, nițel mai mult pe chirie
Paradoxal sau nu, sunt situații în care merită să accepți o ușoară primă doar pentru liniște. Dacă ai puncte de lucru multiple și niciun tehnician, dacă ai nevoie de rapoarte centralizate pe pagini pentru audit, dacă bugetarea anuală trebuie să rămână fixă, o chirie bine pusă la punct îți strânge viața la birou. Plătești pentru ordine, pentru predictibilitate. În zona publică lucrurile sunt și mai clare: contractele de chirie simplifică achizițiile, livrarea consumabilelor, supravegherea costurilor.
Există oferte dedicate, precum imprimante de inchiriat pentru firme si institutii publice, gândite tocmai pentru a scoate din ecuație micile bătăi de cap. Important este să știi exact ce cumperi când cumperi liniște.
Nu există o regulă valabilă pentru toți. Există felul tău de a lucra și ritmul echipei tale. Unii preferă să aibă aparatul lângă birou, să-l recunoască după sunet, să simtă când tamburul cere odihnă. Alții vor să dea un telefon și să se întoarcă la treabă. Între aceste două feluri de a fi nu se află decât o matematică simplă, care nu minte. Dacă vrei un îndemn mic și practic, uite-l: pune pe o foaie volumul real de pagini.
Nu „mi se pare”, ci cât ați tipărit în ultimele luni. Când te uiți la numărul acela, decizia se așază singură. Iar dacă iubești sunetul hârtiei ieșind din fuser și vrei să ții aproape aparatul, e perfect. Doar să știi, lucid, cât costă plăcerea asta. Așa arată libertatea, chiar și în epoca documentelor digitale care, culmea, tot vor un pic de cerneală din când în când.
